Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist die Gerlach Technologies GmbH, Kügelgenstraße 10, 01326 Dresden, Deutschland, vertreten durch Leonard Gabriel Gerlach.

E-Mail: info@gerlach-technologies.com

2. Datenschutzbeauftragter

Derzeit ist kein Datenschutzbeauftragter benannt. Falls sich eine Benennungspflicht ergibt, wird diese Erklärung aktualisiert.

3. Welche Daten kiconic verarbeitet

kiconic ist ein Arbeitsbereich für berufliche Akquise, Angebote, Akquise-Vorschläge, Kontakte, Entwürfe, KI-Beratung und Practice-Feedback. Je nach Nutzung verarbeiten wir insbesondere Accountdaten, Login-Informationen, Angebotsprofile, Pipeline-Kontakte, Vorschlagshinweise, Nachrichtenentwürfe, manuelle Notizen, Nutzungsstatus, Abrechnungsdaten und Support-Kommunikation.

Rechtsgrundlagen sind je nach Vorgang Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragsdurchführung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für sicheren Betrieb, Produktverbesserung und Missbrauchsprävention, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn eine Einwilligung erforderlich ist.

4. Hosting, App-Betrieb und Datenbank

Die Website und App werden technisch über Vercel betrieben. Die Datenbank, Authentifizierung und serverseitige App-Daten laufen über Supabase. Dabei können technische Logdaten, IP-Adressen, Geräteinformationen, Request-Metadaten und App-Inhalte verarbeitet werden, soweit dies für Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse und Nutzung der App erforderlich ist.

5. Account, Login und planabhängiger Zugang

Für Registrierung, Login und planabhängigen Zugang verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Login-Metadaten, Session-Informationen und Abo-/Zugangsstatus. Google-Login kann angeboten werden; dabei gelten zusätzlich die Hinweise des jeweiligen Identity Providers.

6. KI-Funktionen: OpenAI, Entwürfe, KI-Berater und Ausgaben

Für KI-Berater, Nachrichtenentwürfe, Verbesserungen und strukturierte Empfehlungen können Angebots-, Kontakt-, Vorschlags-, Entwurfs- und Practice-Kontexte an OpenAI oder vergleichbare KI-Anbieter übermittelt werden. KI-Ausgaben sind Vorschläge und müssen vom Nutzer geprüft werden. kiconic versendet keine Nachrichten automatisch.

7. Practice, Audio und OpenAI

Texte und, bei freigeschalteter Audiofunktion, Aufnahmen dienen dem inhaltlichen Pitch-Training. Roh-Audio wird privat bei Supabase zwischengespeichert und in einer abgeschotteten Vercel-Sandbox geprüft. Nach deiner Kostenbestätigung erhält OpenAI die geprüften Audiodaten zur Transkription und anschließend den Text samt Übungskontext für das Feedback. Deepgram erhält keine neuen Aufnahmen. Es erfolgt keine Bewertung von Stimme oder Emotionen.

Nach der Verarbeitung oder dem Ablauf des Uploads wird die Löschung unserer temporären Audiodateien angestoßen; fehlgeschlagene Bereinigungen werden erneut verarbeitet. Gespeicherte Übungen enthalten Transkript, Kontext und Feedback. OpenAI nennt für die Transkriptions-API keine Inhaltsaufbewahrung, für die Feedback-API können Sicherheitsprotokolle grundsätzlich bis zu 30 Tage oder in begründeten Ausnahmefällen länger bestehen. Das Abschalten der Ergebnisspeicherung beim Anbieter ist keine Zusage sofortiger Löschung sämtlicher Protokolle. Maßgeblich sind die vereinbarten Datenkontrollen und die OpenAI-Datenverarbeitungsregeln.

8. Discovery und öffentliche berufsbezogene Daten

Discovery kann öffentliche oder lizenzierte berufsbezogene Daten nutzen. Solche Daten werden verwendet, um mögliche berufliche Akquise-Vorschläge zu bewerten, zu deduplizieren und mit einem Kontaktweg sowie einer Fit-Begründung darzustellen. Es findet kein automatisierter Nachrichtenversand statt.

9. Zahlung, Abo und Stripe

Zahlungen, Abos, Rechnungen und das Kundenportal werden über Stripe verarbeitet. Stripe kann Zahlungsdaten, Rechnungsdaten, Transaktionsdaten, Steuerinformationen und technische Metadaten verarbeiten. kiconic speichert keine vollständigen Kreditkartendaten.

10. E-Mail und Resend

Für Produkt-, Login-, Support- und transaktionale E-Mails kann Resend eingesetzt werden. Dabei werden Empfängeradresse, Nachrichtentext, Versandstatus und technische Versandmetadaten verarbeitet.

11. Google Analytics, Google Ads, Meta und Consent

Auf öffentlichen Seiten können Google Analytics und Google Ads eingesetzt werden, jedoch nur nach Einwilligung über den Consent-Banner. Ohne Einwilligung werden keine optionalen Google-Analytics- oder Google-Ads-Skripte geladen. Die geschützte App unter /app bleibt ohne Google-Tracking.

Mit deiner Marketing-Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG) können wir Anzeigenherkunft und bestätigte Erstkäufe über die Conversions API an Meta Platforms Ireland Limited melden. Dabei werden Kampagnenklick, Kaufzeit, Währung und tatsächlicher Nettorechnungswert verarbeitet; Meta erhält eine normalisierte, gehashte E-Mail- und Browserkennung, Browserinformationen und gegebenenfalls die Meta-Klickkennung. Ein Hash bleibt personenbezogen. Angebotsinhalte und private URL-Parameter werden nicht übermittelt.

Die interne Zuordnung berücksichtigt den letzten belegten Kampagnenklick innerhalb von sieben Tagen. Marketing-Matchdaten werden spätestens sieben Tage nach dem Kauf beziehungsweise nach Ablauf der Zuordnung gelöscht; das serverseitige Messjournal wird spätestens nach 90 Tagen gelöscht. Gesetzlich aufzubewahrende Zahlungsunterlagen bleiben davon getrennt. Du kannst deine Zustimmung über „Cookie-Einstellungen“ widerrufen; noch nicht versandte Meldungen werden dann gestoppt.

Meta kann die Daten mit eigenen Konten verknüpfen und auch außerhalb der EU verarbeiten. Weitere Informationen zu Verarbeitung, Übermittlungsgrundlagen und deinen Rechten findest du in der Meta-Datenschutzrichtlinie.

Die Einwilligung umfasst getrennte Kategorien für Analytics und Marketing. Consent-Signale werden für analytics_storage, ad_storage, ad_user_data und ad_personalization berücksichtigt.

12. Cookies und Endgerätezugriff

Notwendige Cookies und vergleichbare Speicherungen dienen Login, Sicherheit, Session-Verwaltung und Consent-Speicherung. Nicht notwendige Analytics- und Marketing-Zugriffe erfolgen nur nach Einwilligung. Details stehen in der Cookie-Übersicht.

13. Empfänger, Subprocessor und Drittlandübermittlungen

Eingesetzte Anbieter können Daten als Auftragsverarbeiter oder in eigener Verantwortung verarbeiten. Eine aktuelle Arbeitsliste steht auf der Subprocessor-Seite. Bei Drittlandübermittlungen stützen wir uns, soweit erforderlich, auf geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüsse oder zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen.

14. Speicherdauer

App-Daten bleiben grundsätzlich gespeichert, solange der Account aktiv ist oder gesetzliche Pflichten, Nachweisinteressen oder Support-/Sicherheitszwecke entgegenstehen. Rechnungs- und Buchungsdaten können aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten länger gespeichert werden. Nicht mehr benötigte Daten werden gelöscht, anonymisiert oder archiviert.

15. Deine Rechte

Du hast nach DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie Widerruf erteilter Einwilligungen. Zur Ausübung genügt eine Nachricht an die oben genannte Kontaktadresse.

16. Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Zuständig sein kann insbesondere die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte.

17. Hinweis zum Status dieses Dokuments

Diese Erklärung beschreibt den aktuellen öffentlichen Stand von kiconic. Bei wesentlichen Änderungen an Verarbeitung, Anbietern oder Funktionen wird sie aktualisiert.